Helpdesk bdKO voor alle vragen over
risico's en latente crisissituaties,
tel. 079-3638102
(op werkdagen van
8.30 tot 17.00 uur)
|
First
things first
Wanneer u geconfronteerd wordt met een crisis, dan geldt first
things first oftewel eerst de mens, dan de materie. De
veiligheid van de aan uw organisatie toevertrouwde kinderen
staat voorop, net als die van uw personeel en eventuele
bezoekers.
In een aantal crisissituaties, zoals bij brand, bedreiging of
een mogelijke ontploffing (b.v. door een gaslek) komt dit neer
op snel en toch zorgvuldig ontruimen. Het echte crisismanagement
komt dán pas. Hopelijk vindt u in dat geval snel een ruimte waar
u samen met uw leidinggevenden terecht kunt om sturing te geven
aan de verschillende processen, zoals de opvang van wellicht
geschrokken kinderen en eventueel getraumatiseerd personeel.
Maar ook de externe communicatie moet natuurlijk snel worden
opgepakt.
Kortom, er moet heel veel in relatief korte tijd gebeuren.
Overigens: voordat een crisis enigermate is beteugeld bent u
uren verder! Wacht u daarom ook niet te lang met het bellen van
de crisisdesk van de bdKO! Het nummer treft u aan in het
handboekje crisiscommunicatie dat u hebt gekregen. Hebt u geen
handboekje? Neem dan contact op het secretariaat van de bdKO.
Besluitvorming in crisissituaties
In een situatie waarin u onder hoge druk een besluit moet nemen,
moet u gestructureerd te werk gaan. Improviseren houdt namelijk
(te) grote risico’s in. In een crisissituatie kunt u gebruik
maken van de besluitvormingsmethodiek BOBOC, die ontleend is aan
NAVO-procedures. De letters BOBOC staan voor de verschillende
fasen in een besluitvormingscyclus:
Beeldvorming
- Oordeelsvorming
– Besluitvorming
- Opdrachtverstrekking
- Controle
1. Beeldvorming: wat is er aan de hand?
U verzamelt feitenmateriaal door observatie en het uitwisselen
van kennis en informatie. Ook brengt u in kaart wat nog
onduidelijk of onzeker is. Zo kunt u zich een beter beeld vormen
van het probleem.
2. Oordeelsvorming: ernst en gevolgen?
U analyseert de feiten en veronderstellingen, trekt voorlopige
conclusies en stelt de behoefte aan middelen vast; vervolgens
bekijkt u de voor- en nadelen van de bedachte oplossingen en
eventuele alternatieven. Met het oog op de communicatiestrategie
moet u zich tevens afvragen of en zo ja in welke mate sprake kan
zijn van verwijtbaarheid aan uw adres. Dat zou u namelijk een
stuk kwetsbaarder maken, zeker als u bedenkt dat door de media
(of door direct betrokkenen!) de schuldvraag tegenwoordig al
binnen enkele uren wordt gesteld. Zie ook verderop onder
'verwijtbaarheden'.
3. Besluitvorming: wat gaan we doen?
Kies een strategie en neem een definitieve beslissing. Zorg
ervoor dat uw besluit voor alle betrokkenen duidelijk zijn.
4. Opdrachtverstrekking: welke opdrachten geeft u?
Opdrachten kunt u het beste formuleren door voor uzelf de
volgende vragen te beantwoorden: wie doet wat, waar, wanneer en
hoe?
5. Controle: nagaan of alles loopt
Nadat de opdrachten zijn verstrekt, moet u controleren of deze
duidelijk zijn overgekomen en worden uitgevoerd; zo niet, dan
moet u de opdracht(en) herformuleren en bijstellen.
Verwijtbaarheden
In of vlak na een crisissituatie wordt uw organisatie door onder
andere de media onder een vergrootglas gelegd. Kritische vragen
en opmerkingen klinken al heel snel als verdachtmakingen. Enkele
voorbeelden:
• de brandweer was veel te laat ter plekke; werkte de
alarminstallatie wel?
•
zo te horen verliep de ontruiming erg chaotisch; werd daarop
wel
getraind?
•
veel ouders zeiden ons dat ze van u nog niets vernomen hadden…
•
kan iedereen zomaar bij u binnenlopen?
•
we hebben vernomen dat veel leidsters toch stiekem in het
kindercentrum roken…
•
bent u eigenlijk wel verzekerd?
•
dat is al de tweede keer in korte tijd dat uw kindercentrum
negatief in het nieuws komt!
Allemaal uitlatingen die onprettig afstralen op uw mensen,
realiseert u zich dat vooral. Onderschat daarom niet hoe
moeilijk goede woordvoering is, en laat u hierbij actief
adviseren. Datzelfde geldt voor de ander vormen van
communicatie, ook de interne!
|
 
 
|
